書類選考や適性検査、グループディスカッションなど企業が人材を採用するための手法は時代の流れとともに多様化してきました。しかしながら選考期間という短い時間の中で、採用候補者が企業にマッチするかどうかなど、履歴書ではわからない人となりを判断することは容易ではありません。
「履歴書に記載した内容に虚偽があった」「実は早期離職を繰り返す人物であった」などの理由でトラブルが起こるケースも少なくなく、企業側はそうしたミスマッチを防ぐためにあらゆる手段を尽くしています。
その中で近年話題にあがっているのがリファレンスチェックです。アメリカでのリファレンスチェックの実施率は９割以上といわれ、日本でも外資系の企業を中心に実施する企業が増えてきております。
本記事では違法とならないリファレンスチェックを実施するために注意しなければならない事項や、配慮すべき事項について解説します。
リファレンスチェックとは？
リファレンスチェックとは、主に中途採用の選考過程において実施される採用調査の手法です。
採用候補者の前職までの実績や、実際に在籍した期間、人物像など書類や面接だけではわからない情報を前職の上司や同僚、部下など第三者（リファラー：推薦者）から候補者の同意を得たうえで企業または外部業者が取得することで、その候補者を実際に採用した際に起こり得るミスマッチを可能な限り減らす目的で実施されます。
リファレンスチェックを実施するタイミングは企業によって異なりますが、ほとんどの場合内定を出す前に本当に採用をして問題ないか、最終確認のために行われます。
リファレンスチェック自体は違法ではない
結論から申し上げますとリファレンスチェック自体に違法性はありません。
しかしながら、個人情報やデリケートな情報と密接に関わる採用手法であることから、適切な手続きやルールに従わない場合には違法となってしまう可能性があります。
そのため、個人情報を適切な方法で取り扱うことはもちろんのこと、リファレンスチェック実施前に弁護士に相談し、違法性がないか確認しておくことをおすすめします。
リファレンスチェックが違法になるケース
リファレンスチェックは採用側の企業だけでなく、推薦者側も違法行為にあたる恐れがあります。とくに個人情報保護法に抵触する可能性があるので注意が必要です。
リファレンスチェックが違法になるケースを4つ紹介します。
本人の同意を得ないリファレンスチェックの実施
リファレンスチェックで取得する情報は個人情報にあたります。採用選考において、採用候補者が自分自身の情報を企業側に提供することに同意していないにも関わらず、その情報を企業側が勝手に収集してしまうと個人情報保護法に抵触し違法となってしまいます。
また、情報の取得に際してその利用目的を通知することも義務付けられていますので、リファレンスチェックにおいては「採用選考においてのみ情報を使用すること」をしっかりと候補者に伝えたうえで実施しましょう。
差別的な情報の収集
厚生労働省が発表している採用選考におけるガイドライン「公正な採用選考の基本」においては、応募者の適性・能力に基づいた採用基準とすることが求められています。つまり、候補者の適性・能力とは関係のない「出身地・人種など本人に責任のない事項」や「宗教・思想など本来自由であるべき事項」に関する情報を収集することはできません。これはリファレンスチェックにおいても同様です。
秘匿情報の取得
リファレンスチェックを通じて、機密情報や秘匿された情報を取得することは違法あるいは不正行為とみなされてしまう可能性があります。個人のプライバシーはもちろん、候補者の前職場である企業が機密としている事項を侵害してしまうようなリファレンスチェックはトラブルの元となってしまいます。
不当な差別または偏見に基づく採用の決定
リファレンスチェックの結果はあくまで採用可否への参考として活用することが望ましいです。経歴の詐称など重大な事実が判明した場合などを除き、リファレンスチェックの結果に対する選考担当者の差別や偏見に基づいた不採用の通知もトラブルの原因となってしまう可能性があります。
リファレンスチェックが違法にならないための対策
担当者が違法性のある行為を把握する
違法なリファレンスチェックの実施を防ぐためには採用の担当者、実施の担当者がしっかりと個人情報保護法、職業安定法をはじめとした関係法を理解していることが必要です。事前に研修やセミナーを採用担当者が受講するなどして、違法な質問をしてしまわぬよう準備しておきましょう。
内定前にリファレンスチェックを実施する
候補者に内定通知書を発送した時点で労働契約は成立し、法的な効力が発生します。内定取り消しは解雇と同義に扱われるため、リファレンスチェックで経歴詐称が判明したなど重大な事由がない限りは内定を取り消すことはできません。そのため、できる限り内定を出す前、最終面接の直前などに実施することが望ましいです。
リファレンスチェックの実施前に候補者の同意を得る
個人情報の取扱を厳密に行う重要性は前述したとおりですが、その他の注意点としてリファレンスチェックを実施することを採用候補者にしっかりと説明し、同意を得ることが必要です。なぜ、どのように、いつ実施するのか十分な理解を得られた上で実施することは、企業と候補者の採用後の関係性にも良い影響を与えるでしょう。
また、可能であれば採用候補者からリファレンスチェックの実施に同意したことを示す同意書を取得することが望ましいです。リファレンスチェックの実施に不安がある企業であれば専門の調査会社へ外部委託することも、違法とならないリファレンスチェックをスムーズに実施するためにおすすめです。
採用候補者にリファレンスチェックを拒否される理由
採用候補者がリファレンスチェックを拒否した場合の理由には大きく分けて以下の３点が挙げられます。
現職の企業に転職活動が発覚してしまう可能性があるから
在職中から転職活動を行うのは珍しいことではありません。無理な引き止めや嫌がらせを受けてしまわぬよう周囲に秘密にした状態で転職活動を行っていた場合、リファレンスチェックの聞き取りをお願いする人物によっては在職中の職場にばれてしまう可能性があります。その場合、周囲に漏らさないような信頼できる人物がいないかどうかを候補者に確認する必要があるでしょう。
聞き取りをする相手との関係性が悪く、ネガティブな回答をされてしまう不安があるから
リファレンスチェックでは同僚や上司など前職で共に仕事をした人物への聞き取りを行いますが、人間関係が良好ではなかった、円満退職ではなかった、ということも少なくありません。その理由が同僚や上司側にあったのか、それとも候補者のコミュニケーション能力に問題があったのかを判断することは難しいですが、いずれの場合においてもリファレンスチェックでは十分な回答を得られない可能性がございます。企業側が候補者の前職について丁寧で親身な聞き取りをし、リファレンスチェックの効果が見込めなければ別の選考手法を検討することも選択肢のひとつでしょう。
履歴書や面接で申告した内容に虚偽があるから
自分を良く見せたいという心理から履歴書や面接で虚偽の申告をしてしまっており、それが発覚することを恐れてリファレンスチェックを拒否されてしまう場合もあります。
「虚偽の申告があるのでリファレンスチェックを拒否します」と説明する候補者はほとんどいないだろうと想像できますが、拒否の理由が不明瞭でうまく説明出来ていない場合はその可能性も否定できません。
虚偽の申告をする候補者を採用することはリスクがあり避けたいところですし、内定後に採用を取り消すことも困難です。候補者がリファレンスチェックを拒否する理由についてうまく説明できない場合、他の選考手法や採用の可否を含め検討することをおすすめします。
リファレンスチェックの説明をしっかりした上でも候補者から拒否されてしまった場合、まずはその理由をじっくり確認することをおすすめします。なぜリファレンスチェックを拒否するのか？を突き詰めることで選考を進めるための次の一手を探すことが可能になりますし、解決出来そうな問題であれば解決策を提案することもできるでしょう。
採用候補者にリファレンスチェックを拒否されたときの対処法
リファレンスチェックの推薦者を拡大する
リファレンスチェックに対応いただく推薦者には前職の同僚や上司を依頼する場合が多いですが、前述したように関係性が良くなかったり、タイミング的に都合が悪かったりといった理由で拒否されてしまうことがあります。その際は、前々職の同僚や上司に依頼してもらうなど範囲を拡大することも効果的でしょう。
オンラインのツールを使って負担を軽減する
リファレンスチェックの回答を手間に感じてしまい、対応をいただけないというケースも少なくありません。しかし、近年はオンラインで質問のやり取りを行い、WEBアンケートのようなかたちで回答を得ることができるサービスも登場しています。企業、採用候補者、推薦者それぞれの負担を軽減することにつながりますし、専門業者ならではのアドバイスを得ることも出来ますのでぜひ活用していただければと思います。
リファレンスチェックを外部委託する場合の注意点
リファレンスチェックを外部委託する際には、候補者の個人情報を外部委託業者に提供することにも同意をしていただく必要があります。この場合においても候補者から同意書を取得し、確実に保管しておくことが重要です。
また、委託する業者の選定にはリファレンスチェックを専門的に実施している調査会社であるかどうかを確認しておくと良いでしょう。専門の業者であればリファレンスチェックの説明、同意、実施、報告までのフローが確立されているということもあり、違法となるリスクを軽減した上でスムーズに選考を進めることができます。
リファレンスチェックを適切な手順でおこなえば違法リスクはない
多様化する選考手法の中でも近年実施企業が増えているリファレンスチェックは、企業が候補者に対してしっかりとした説明、同意を得ていなければ個人情報保護の観点から違法となってしまう可能性があります。また、リファレンスチェックの実施に際しても差別や偏見に基づく質問を避けるなど慎重に行わなければなりません。
しかしながら、適切に実施されたリファレンスチェックは企業と候補者のミスマッチを軽減するだけではなく、人員配置や人材育成においても効果を発揮する調査方法です。
リファレンスチェック専門のオンラインサービスを提供している企業に外部委託することで違法性を排除したスムーズな選考を進められ、ゆくゆくは企業の発展につながっていくことでしょう。
