採用KPIはどう設定する？具体例や設定方法を詳しく解説

採用KPIを活用すれば、採用活動の進捗状況や目標の達成度を可視化できます。適切な採用KPIを設定しておくことで、採用活動を改善できるため、設定方法を理解しておきましょう。

この記事では、採用KPIの意味や具体例、設定するメリットなどを紹介します。設定方法についても詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

採用KPIとは？

採用KPIとは、採用活動における目標の達成度を示す指標のことです。採用KPIは、採用活動の状況を数値化し、客観的に把握するために用いられます。具体的には求人に対する応募者数や説明会への出席率などが、採用KPIの例として挙げられます。これらの数値を把握することで、採用プロセスの課題を抽出したり、改善策を検討したりできるでしょう。

そもそもKPIは、「Key Performance Indicator」の頭文字を取った言葉です。日本語では「重要業績評価指標」などと訳され、企業や各部署の最終目標を達成するまでの、各プロセスにおける達成度を示します。KPIは、もともと経営や営業に関する目標管理の指標として用いられてきましたが、近年は採用活動においても用いられるようになってきました。

KPIとKGIの違い

KPIと似た用語としてKGIがあります。どちらも目標管理における重要な指標ですが、両者の意味は異なるため注意しましょう。

KGIは「Key Goal Indicator」の頭文字を取った言葉で、「重要目標達成指標」などと訳されます。KGIは、最終的な目標の達成度を示す指標です。たとえば採用活動においては、新卒採用や中途採用の人数などをKGIとして設定するケースが多いでしょう。KGIを設定しておくことで、最終的な目標をどの程度達成できたかを客観的に把握できます。

一方のKPIは、求人募集や面接などの各採用プロセスにおける目標の達成度を示します。それぞれの段階におけるKPIの数値を高めることで、最終的な目標の達成を目指すことが可能です。KPIの具体例については後ほど紹介しますので、参考にしてください。

採用KPIに注目が集まる理由

採用KPIに注目が集まる大きな理由として、人材確保が難しい社会状況であることが挙げられます。少子高齢化による労働力不足が進むなか、人材の採用に苦労する企業が増えてきました。優秀な人材の獲得競争も激化しており、効率的かつ戦略的な採用活動を行わなければ、競合他社に後れを取ってしまうでしょう。

そこで採用KPIを設定して、採用プロセスを改善しようとする企業が増えてきました。求人募集、面接、内定後の対応など、プロセスごとに採用KPIを設定しておけば、潜んでいる課題やうまく進んでいる部分を客観的に把握できます。採用KPIの数値を参考にしながらPDCAを回していくことで、採用プロセスを改善でき、優秀な人材を確保できる可能性が高まるでしょう。

採用活動におけるKPIの例

採用KPIは、プロセスごとに設定しておくことが大切です。ここでは、採用活動における各プロセスのKPIの具体例を紹介します。

求人募集に関するKPIの例

求人募集に関するKPIとしては、以下のようなものが考えられます。

採用チャネルとは、人材へアプローチするための方法のことです。具体的には、転職エージェントの利用や求人サイトへの広告掲載などが挙げられます。採用チャネルごとの応募者数や費用対効果をKPIとして設定しておけば、各チャネルの課題や効果を客観的に把握できるでしょう。また、応募者数や出席者数ではなく、応募率や出席率などの割合をKPIとすることも可能です。

書類選考・面接に関するKPIの例

書類選考や面接に関するKPIの例は、以下のとおりです。

書類選考への応募者数が少ない場合、採用チャネルの選択や説明会の開催方法に問題があるかもしれません。また、書類選考や面接の通過率が低い場合は、合否の判断基準を見直す必要があるでしょう。

もちろん自社に合った人材を採用するために応募者を厳しく評価することは重要ですが、各KPIの数値が低すぎると最終的な目標を達成できなくなります。KPIをチェックしながら、随時、採用プロセスを見直していくことが重要です。

内定後の対応に関するKPIの例

内定後の対応に関するKPIには、以下のような数値があります。

採用活動は、内定を出して終わりではありません。内定後や入社後のフォローをしっかりと行わなければ人材が定着せず、採用コストが無駄になってしまうでしょう。

たとえば内定辞退率が高い場合は、内定を出した後のフォローが不足している可能性もあります。定期的に連絡を取る、内定者の交流会を開催するなど、必要な対策を検討しましょう。また、入社後に配属された部署での評価が低い場合は、ミスマッチが発生している可能性もあります。採用すべき人材像を明確にするなどの対策を講じ、採用活動を改善することが必要です。

採用KPIを設定するメリット

採用KPIを設定することには、採用活動の状況を可視化して課題を抽出できる、担当者の意識を統一できるなどのメリットがあります。以下、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

1．採用活動の状況を可視化できる

各プロセスの状況を可視化できることは、採用KPIを設定する大きなメリットです。戦略的かつ効率的な採用活動を進めるためには、進捗状況を正確に把握して、改善策を立案しなければなりません。しかし、採用活動という大きな枠組みで見ていると、どこに問題があるのか把握することは難しいでしょう。

採用活動は、求人募集や書類選考、面接や内定後のフォローなどのプロセスで構成されています。先ほど紹介した例のように、採用KPIを細かく設定しておけば、プロセスごとの進捗状況や問題がある部分を客観的に把握することが可能です。

2．採用活動に関する課題を解決できる

採用活動の状況を可視化してプロセスごとの課題を抽出すれば、最適な解決策を立案できるでしょう。最終的な採用人数のみに注目していると、どこに問題があるのか把握しにくいのですが、応募者数・内定率・内定辞退率などの数値に注目すれば、具体的な課題が明らかになります。課題ごとの対策を検討すれば、採用活動をブラッシュアップできるでしょう。

たとえば、応募者数が少ない場合は、企業のアピール方法や求人広告の掲載方法が間違っているかもしれません。この場合の対策としては、仕事の魅力が伝わるようなコンテンツを発信することや、求人広告を掲載するメディアを変更することなどが考えられます。効果的な対策の立案につながるため、採用KPIをうまく設定しておきましょう。

3．採用担当者の意識を統一できる

採用担当者の意識を統一できることも採用KPIを設定するメリットです。採用活動を効率よく進めるためには、面接官や求人広告の担当者など、関わる人同士の意識を統一しておくことが欠かせません。意識や考え方がバラバラな状態では、最終的な目標を達成できない可能性もあるでしょう。

そこで採用KPIを設定しておけば、達成すべき数値や向かうべき方向が明確になるため、採用担当者全員の足並みを揃えられます。担当者ごとの役割も明確にできるため、行動を起こしやすくなる、モチベーションが向上するなどの効果も期待できます。

採用KPIの設定方法を5ステップで解説

採用KPIを設定するときは、以下のようなステップで進めましょう。

各ステップの詳細は以下のとおりです。

1．KGIを明確にする

採用KPIを設定する前に、KGIを明確にすることが重要です。KGIとは、採用活動における最終目標を意味します。具体的には、採用人数・期間・予算などに注目して以下のようなKGIを設定しましょう。

KGIを設定しておくことで、採用活動全体の目標を明確にできます。また、KGIをもとにして、適切なKPIを設定することが可能です。

2．採用フローを設定する

次に採用フローを設定しましょう。具体的には、説明会の開催・書類選考・一次面接・二次面接・内定などが挙げられます。ただし、どのような採用フローを設定すべきかは、目的や予算、スケジュールなどによって異なります。選考を慎重に行いたい場合は面接の回数を増やしたり、確実に入社してもらいたい場合は内定後のフォローを充実させたりしましょう。

また、転職エージェントや求人サイト、リファラル採用など、複数の採用チャネルがある場合は、それぞれのフローを設定しておくことが重要です。たとえば求人サイトを利用する場合は、求人募集・書類選考・一次面接・二次面接・内定といったフローを設定します。

3．歩留まり率の目標を設定する

採用フローが決まったら、歩留まり率の目標を設定します。歩留まり率とは、特定の採用プロセスを通過した人の割合のことです。たとえば、一次面接に進んだ人が100人、一次面接を通過した人が50人の場合、歩留まり率は50％（= 50人 ÷ 100人 × 100）と算出できます。

歩留まり率の目標は、書類選考・面接・内定といった採用プロセスごとに設定するのが基本です。過去の採用活動の結果や採用チャネルの特性などを考慮したうえで、適切な目標を設定しましょう。

4．KPIを設定する

次に具体的なKPIを設定します。KPIは、事前に決めたKGIや歩留まり率の目標に沿って設定することが重要です。たとえば、以下のようなKPIが考えられます。

採用フローと同様、KPIについても採用チャネルごとに設定しましょう。また、適切なKPIを設定しておくことで採用活動を可視化でき、課題の早期発見につながります。

5．KPIを検証する

準備が整ったら、採用活動を進めていきます。採用活動を進めながら、それぞれのKPIを検証しましょう。KPIの数値が基準に達していないと、最終的にKGIを達成できない可能性があります。採用プロセスの進め方に問題がある場合もあるため、すぐに改善策を検討しましょう。

採用KPIを設定するときのポイント

適切な採用KPIを設定しなければ、採用活動における課題を解決し、最終的な目標を達成することはできません。採用KPIを設定するときは、以下のようなポイントを意識しましょう。

1．自社に重要なKPIを設定する

KPIを使って採用活動を可視化するときは、自社にとって重要な数値を見極めることが重要です。ここまで解説したとおり、応募者数や面接の通過率など、さまざまなKPIがありますが、自社に合っていなければ意味がありません。

自社にとって重要なKPIを設定するためには、採用方針や採用目標を明確にする必要があります。たとえば、多くの新卒を採用したい場合と、専門的なスキルをもつ人材を数人採用したい場合とでは、注目すべきKPIは異なるでしょう。自社に合ったKPIを設定することで、最終的な目標の達成につなげることが大切です。

2．実現可能性を検討する

KPIを設定するときは、実現可能性を検討しておきましょう。KPIは、努力や工夫をすれば達成できるように設定するのが基本です。絶対に達成できないような高い目標を設定すると、担当者が負担を感じたりモチベーションが低下したりする可能性もあります。

KPIを設定するときは、「SMARTの法則」を活用するのがおすすめです。この法則では、以下5つの要素に注目します。

上記のような視点でチェックすれば、適切なKPIを設定できるでしょう。

3．KPIをリアルタイムで管理する

採用活動が終了してからKPIの達成状況を確認することも大切ですが、できる限りリアルタイムで管理することも重要です。採用活動の状況は、少しずつ変化していきます。スムーズに進むケースもありますが、期待していたほどの応募者が集まらないなど、問題が発生することもあるでしょう。

KPIをリアルタイムで管理しておけば、各プロセスにおける課題をすぐに発見できます。すぐに対応することで採用活動を効率よく進められるため、常に最新の数値を把握するようにしましょう。担当者同士で情報共有を行い、対応を話し合うことも重要です。

4．状況に応じてKPIを見直す

KPIは状況に応じて見直す必要があります。社会や市場の状況、企業の経営方針などが変わった場合は、採用目標や採用方針も変わるからです。たとえば、新卒採用から中途採用にシフトする場合や、業績悪化により採用人数を減らす場合などは、KPIの見直しが必要でしょう。

また、設定したKPIと実際の数値に大きな差がある場合は、KPIの設定方法が間違っていた可能性もあります。実現可能性が低い目標を設定していた可能性もあるため、必要に応じて見直すことも大切です。

採用KPIを設定するときの注意点

採用KPIを設定するときは、以下のような点に注意しましょう。

1．数値にこだわりすぎない

設定したKPIを達成するために努力したり、対策を検討したりすることは重要ですが、数値だけにこだわらないように注意しましょう。KPIは、採用活動を可視化して課題を抽出することや、最終的な目標を達成することを目的として設定します。

ひとつのKPIに固執しすぎて、本来の目的を見失っては意味がありません。たとえば、応募者数というKPIを達成するために、求人広告に費用をかけすぎると、採用コストというKPIを達成できなくなります。常に最終的な目標を見据えながら、KPIを管理していきましょう。

2．KPIシートを活用して情報を一元管理する

KPIシートとは、最終的な目標や進捗状況を記載するためのシートです。KPIに関する情報を一元管理することで、採用活動の状況を把握しやすくなるでしょう。具体的には、以下のような項目を記載します。

KPIシートは、担当者同士で情報共有を行う際にも役立ちます。エクセルやスプレッドシートなどを使って簡単に作成できるため、うまく活用しましょう。

採用KPIを設定して採用活動を可視化しよう！

今回は、採用KPIの意味や具体例、設定するときの手順などを紹介しました。自社に合った採用KPIを設定しておけば、採用活動を可視化して、各プロセスに潜んでいる課題を抽出できます。また、採用KPIをリアルタイムに管理することで、課題に対する解決策をすぐに検討でき、採用活動の精度を向上できるでしょう。

ただし、採用KPIを設定するときは、最終的な目標を明確にしなければなりません。最終的な目標と関連する数値を採用KPIとして設定することで、戦略的な採用活動を実現しましょう。

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