バックグラウンドチェックの調査内容や実施方法をわかりやすく解説

主に企業の中途採用で実施されているバックグラウンドチェックは、採用候補者の経歴や身辺について調査を行います。企業は調査結果から採用するか否かの判断材料を得られ、採用リスクの回避や公平な採用活動を行うために有効です。

バックグラウンドチェックの導入を検討する企業が増えている一方で、正しい方法で調査を実施しないと、候補者との間でトラブルが発生してしまう恐れもあります。

この記事では、バックグラウンドチェックの調査内容や具体的な実施方法を解説します。

バックグラウンドチェックとは？

バックグラウンドチェックとは、採用候補者の経歴や身辺に詐称がないか事前に調査することです。候補者が提出した書類の記載内容に虚偽がないか確認するために、証拠書類の提出を求めたり、事実を知る関係者への連絡を取ったりします。

企業が自ら調査を行うことはほとんどなく、第三者機関へ調査を依頼するのが一般的です。アメリカでは、多くの企業がバックグラウンドチェックを行っており、正社員だけでなくパートタイムの採用でも実施されています。

日本においても、外資系や金融系企業をはじめとする一部の企業で導入されていますが、まだまだ浸透しているとはいえません。しかし最近は、採用後のミスマッチを避ける観点から、バックグラウンドチェックを取り入れる企業が増えてきました。

バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの違い

バックグラウンドチェックと似た手法で、「リファレンスチェック」があります。両者は明確に区別されているわけではないものの、実施する目的が異なります。

バックグラウンドチェックとは、採用候補者の経歴や身辺に詐称がないか、会社に不利益を与えるリスクがないか、といった主にネガティブな要素をチェックする調査のことです。

これに対してリファレンスチェックは、前職の上司や同僚などの第三者から、候補者の人物像や実績を確認し、自社に合う人物かどうかを判断するために実施されます。

リファレンスチェックの実施により、企業は書類や面接だけではわからないポジティブな要素も収集することが可能です。一般的には、バックグラウンドチェックの手法のひとつとして、リファレンスチェックを実施することが多いでしょう。

バックグラウンドチェックを実施するタイミング

バックグラウンドチェックは、内定を出す前に実施するとよいでしょう。内定の通知後に実施してしまうと、万が一、ミスマッチや内定の取り消しが発生した際に、候補者との間でトラブルになる可能性もあります。

基本的には、一次選考を終えてから最終選考終了までの期間に実施されることがほとんどです。しかし、選考の早い段階では候補者が多く、バックグラウンドチェックにかかるコストが大きくなってしまうため、最終選考の少し前に行うのが理想的でしょう。

採用候補者にバックグラウンドチェックを行う目的

雇用形態の多様化や、コンプライアンスに対する意識の高まりに伴い、バックグラウンドチェックを実施する企業は着実に増えています。

企業がバックグラウンドチェックを行う目的として、以下の2点が挙げられます。

採用に関するリスクを避けること

過去に犯罪や大きなトラブルを起こしていないか、反社会勢力との関わりはないかなどを事前に確認することで、会社に不利益を与える可能性のある人物の採用を未然に防ぐことができます。

たとえ選考に時間をかけても、経歴の詐称や隠ぺいをしている候補者を採用してしまっては、期待を下回るパフォーマンスや問題行動によって、企業イメージを失墜してしまうこともあるでしょう。

入社後に業務上の損害や混乱を発生させないためにも、あらかじめリスクを避けることは重要な目的です。

採用の精度を高めること

採用活動において、履歴書や職務経歴書の内容は事実であることを前提に選考を進めていきます。本来、候補者の経歴を正しく把握するためのものではありますが、候補者にとって不都合な事実がある場合、書類の内容を簡単に詐称したり隠ぺいしたりできてしまいます。

バックグラウンドチェックの実施により、候補者の正確な経歴を確認することで、公平な採用活動を担保し採用の精度を高めることができるでしょう。

バックグラウンドチェックにおける調査内容

バックグラウンドチェックにおける主な調査項目は以下のとおりです。ただし、調査する内容は採用企業によって異なります。

ここでは、各項目とその調査方法について解説します。

学歴

学歴の調査では、候補者本人に卒業証明書や資格証明書の提出を求めて、履歴書の内容と相違がないかを確認します。

主な確認項目は以下のとおりです。

より詳細に調査するために、前職の企業への聞き込みや、SNSの投稿をチェックすることもあります。

職歴

職歴の調査では、候補者に源泉徴収票の提出を求めたり、過去の勤務先へ電話などでヒアリングしたりすることで、職務経歴書の内容に相違がないかを確認します。

主な確認項目は以下のとおりです。

なお、職歴の確認はリファレンスチェックで代替されることもあります。

勤務状況

勤務状況の調査では、勤務態度や実績について、前職の上司や同僚に状況を確認します。電話やオンラインアンケートを用いて調査を行うことが多いでしょう。

候補者の企業に対する成果や貢献度を把握することは、採用活動において重要です。職歴の確認と同様に、勤務状況の調査も一般的にはリファレンスチェックに含まれます。

破産歴

破産歴の調査では、過去に自己破産をしたことがないか、官報に記載されている情報をもとに確認します。

官報は一部の図書館で公開されているほか、インターネット版官報では直近90日分は無料で閲覧可能です。ただし、それ以前の情報を検索したい場合、別途有料サービスへの登録が必要となります。

犯罪歴

犯罪歴の調査では、過去に候補者が犯罪を犯していないかを確認します。日本では犯罪歴が非公開となっており、一般人が警察や市区町村などの公的機関から前科・前歴を調べることはできません。したがって、インターネットでの検索や新聞などのメディア情報から調査を行います。

犯罪歴のある候補者を採用してしまった場合、トラブルの発生や社会的な信用の低下につながりかねません。企業防衛のためにも、事前にしっかり確認しておきましょう。

反社との関係

候補者が暴力団などの反社会勢力と関係を持っていないかを確認します。具体的な調査方法は以下のとおりです。

反社会勢力との関わりがある候補者の採用は、利益の損失などのトラブルの発生や、反社会的勢力と取引を行うことによる企業イメージの失墜などのリスクもあります。犯罪歴と同様に、こちらも事前の確認が必須です。

インターネット上のトラブル

インターネットやSNSにおいて、過去に不適切な発言・行為をしていないかなど、トラブルの有無を確認します。

公式SNSを運用している企業では、従業員がアカウントの操作を行うこともあるため、SNSの基本的な使い方を理解しているか確認することも重要です。

また、検索エンジンやSNSで候補者の名前を検索することで、交友関係のリスクやプライベートでの問題が発覚することもあります。

バックグラウンドチェックの実施方法

バックグラウンドチェックを実施する場合、大きく分けて３つの手法があります。ここでは、具体的な実施方法について解説します。

自社で独自に調査する

まず、候補者から直接同意を得て、自社でバックグラウンドチェックを実施する方法があります。自社で調査を行うメリットは、調査にかかる費用を抑えられることです。

しかし、実際に企業が自ら調査できる項目は、学歴や職歴などの簡易的なものに限られてしまいます。それ以外の項目については、法令を遵守した調査をしなければならないものもあり、専門的な知識や実施ノウハウを習得する必要があります。

インターネットや新聞を通じて情報収集することも不可能ではないものの、多大な時間や労力を要することになるでしょう。前章で解説した調査内容をより多くチェックしたい場合、自社で調査することはあまり現実的とはいえません。

調査会社に依頼する

一般的に、バックグラウンドチェックは調査会社に委託することが多いでしょう。学歴や職歴に加え、金銭トラブルや反社会勢力チェックなど、採用企業では調査が困難な項目についても調査を依頼することが可能です。事前に調査内容のすり合わせを行い、その内容に沿って候補者の調査を進めていきます。

採用企業は、自社で調査する手間を削減できる反面、どうしてもコストはかかります。また、調査会社の管理責任は自社にあるため、違法な調査を行わない委託先を選ぶことが重要です。

調査項目や料金体系が自社に合っているかを確認することはもちろん、コンプライアンスが徹底された調査会社を選定しましょう。

リファレンスチェックで代替する

バックグラウンドチェックと実施目的は異なりますが、リファレンスチェックで調査を代替することも可能です。

リファレンスチェックでは、前職の上司や同僚から候補者の実績や勤務状況、人柄などの聞き込みを行い、自社に合う人物かどうかを調査します。最近は、オンライン上でスピーディに完結するリファレンスチェックサービスを活用する企業も増えてきました。

ただし、バックグラウンドチェックのように、犯罪歴や反社との関係といった候補者の問題要素となりうる部分は調査できないケースもあります。リファレンスチェックで代替する場合は、調査の目的に合っているか、調査内容や範囲に問題がないか確認しておきましょう。

バックグラウンドチェックを実施する流れ

バックグラウンドチェックは、一般的に以下の流れに沿って実施されます。ここでは、その手順を詳しく解説します。

バックグラウンドチェックの方法を決める

前章でも紹介したとおり、バックグラウンドチェックの実施方法には、以下の３つがあります。

自社で独自に行う場合、費用を抑えることができる反面、調査に多大な時間を要するほか、調査内容も簡易なものに限られてしまいます。

調査会社に依頼する場合、調査内容や対象者によって異なるものの、通常数日から1週間程度で調査レポートを受け取ることができます。

調査費用は、基本的な調査であれば3〜5万円程度、重要なポストの候補者に対して詳細な調査を行う場合は5〜10万円程度かかることが一般的です。

また、採用候補者の実績や人物像を把握し、自社との相性を測ることが目的であれば、リファレンスチェックで代替することも可能です。第三者から客観的な意見を得ることで、本当に採用すべき人材かどうかを見極められるでしょう。

それぞれのメリットデメリットを十分に考慮し、自社の採用活動に合った実施方法を選択しましょう。

採用候補者の同意を得る

調査の実施方法が決まったら、採用候補者に対して調査の目的や取得する情報などを説明し、同意を得ます。

バックグラウンドチェックでは、候補者の個人情報を取り扱うため、承諾を得ずに無断で調査を実施してしまうと、個人情報保護法に違反する可能性があります。事前に必ず候補者から同意を得るようにしましょう。

調査を実施する

採用候補者本人に、卒業証明書や前職の在籍証明書といった証拠書類の提出を求めたり、前職の関係者への聞き込みを行ったりしながら、応募書類と調査内容に相違がないかを確認していきます。

なお、バックグラウンドチェックの実施に伴い、候補者についてどこまで調査するかは企業によってさまざまです。

調査会社に依頼する場合、契約に基づき、事前に決められた調査項目に必要な情報を提供します。調査会社は、独自のデータベースでの照合や事実を知る関係者へのヒアリングなどを通じて情報収集を行います。

採用の可否を判断する

バックグラウンドチェックでの調査内容をレポートにまとめます。調査会社に依頼した場合も含め、調査結果は基本的に企業の人事や採用関係者のみに共有され、候補者本人に伝えることはありません。

調査結果から候補者のスキルや適性を評価し、採用の可否を判断します。

採用候補者にバックグラウンドチェックを拒否されたら？

採用候補者にバックグラウンドチェックを拒否された場合、企業はどのように対応すればよいのでしょうか。

ここでは、候補者が調査を拒否する理由や、具体的な対応方法について解説します。

採用候補者はバックグラウンドチェックを拒否する権利がある

企業は、採用候補者の同意を得ずにバックグラウンドチェックを実施することはできません。調査の実施を強要することもできないため、当然ながら、候補者には調査を拒否する権利があります。候補者がバックグラウンドチェックを断る主な理由は、以下のとおりです。

バックグラウンドチェックにより、候補者が隠していた不利な情報が発覚してしまうとなると、調査を拒否することもあるでしょう。

拒否された時の対応方法

候補者からバックグラウンドチェックを拒否された場合、拒否する理由を確認しましょう。もし、その理由が合理的でないようであれば、不採用とするのがよいかもしれません。

また、候補者が調査を拒否する理由として、現職の関係者に転職活動中であることを知られたくない、といった虚偽や詐称ではない事情を抱えていることもあります。その場合、代替案の提示や調査項目を変更するなどして、調査を実施できるよう柔軟に対応しましょう。

拒否された場合に内定を取り消すことは可能？

法的には内定を出したタイミングで労働契約が成立しており、内定取り消しは解雇に当たります。また、内定取り消しを行う理由が客観的・合理的でない場合、解雇権濫用につながり、不当解雇とみなされてしまいます。（※1）

バックグラウンドチェックを拒否されたこと自体は合理的な理由でないといえるため、内定を取り消すのは難しいでしょう。

バックグラウンドチェックを実施するときの注意点

ここからは、バックグラウンドチェックを実施するうえで、企業が理解しておくべき注意点を3つ解説します。

辞退につながる可能性がある

バックグラウンドチェックは、候補者の経歴に虚偽や詐称がないかを確認し、公平な採用を行うために実施するものです。しかし候補者によっては、虚偽や詐称をしていなくても、何らかの理由でバックグラウンドチェックに同意することが難しい場合もあります。

優秀な候補者が調査の実施により選考を辞退してしまっては、バックグラウンドチェックの本来の目的から逸れてしまいます。候補者の状況を考慮し、採用すべき候補者を辞退させてしまうことがないよう注意しましょう。

また、調査に同意を得られたとしても、候補者側にもある程度の負担はかかります。オンラインツールを使用して調査を簡素化するなど、採用判断に必要な最低限の調査のみを行い、調査方法を工夫することも大切です。

実施の目的をしっかり伝えておく

バックグラウンドチェックの同意を得る際は、調査を実施する目的をしっかり伝えておきましょう。就職する業界によっては、バックグラウンドチェックが浸透しておらず、調査を行うことに不信感を抱く候補者もいるかもしれません。

社会全体の企業コンプライアンスに対する意識が高まっていること、採用における公平性や正確性の確保が重要であることなど、調査が必要な理由を丁寧に説明し、候補者との認識の齟齬を防ぎます。

また、個人情報保護法を遵守し、候補者のプライバシーを尊重した適切な調査を実施することも併せて伝えると、候補者はより安心できるでしょう。

適切なタイミングで実施する

先述したとおり、バックグラウンドチェックを実施するタイミングを誤ってしまうと、候補者との間でトラブルが発生するリスクが高くなります。

最終選考に進めるか不透明な、選考の早い段階で調査の実施を求められると、選考辞退や調査の拒否を検討する候補者もいるでしょう。

また、内定後の実施では、法的に労働契約が成立しているため、万が一内定を取り消す事態となった際に不当解雇と扱われることもあります。

バックグラウンドチェックは、内定を出す前の最終選考前後に実施するようにしましょう。

適切な方法でバックグラウンドチェックを実施しよう

今回は、バックグラウンドチェックの調査内容や実施方法について解説しました。

候補者の経歴に虚偽や詐称がないかを確認し、会社に不利益を与える可能性のある人物の採用を未然に防ぐことができるバックグラウンドチェックは、企業の採用活動において重要な役割を果たします。

しかし、実施方法を誤ると、トラブルの発生や法律に抵触する恐れもあるため、調査の実施には細心の注意が必要です。

自社に合った方法でバックグランドチェックを実施し、企業と候補者双方にとって有益な調査結果を得られるようにしましょう。

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